Los colombianos nos acostumbramos históricamente a buscar terceros culpables de nuestras desgracias, cuando la mayoría de estas son originadas por causas que pertenecen a nosotros mismos, y lamentablemente esta misma lógica se extrapola al entorno empresarial.
Existen países que han sido devastados varias veces por la guerra, pero increíblemente vuelven y se posicionan en la cúspide de las potencias económicas mundiales. Dichos países están conformados por tejidos empresariales que también afrontan adversidades y aun así salen avante, es decir, con o sin la ayuda del Estado, con o sin subsidios a la economía, con o sin altos impuestos y con o sin corrupción; por ejemplo, Corea del Sur tiene un desarrollo industrial y económico similar al de una potencia europea, pero desde los años 90 hasta hoy cuenta con una lamentable historia de escándalos por corrupción con cuatro expresidentes condenados y uno suicidado, al parecer por el mismo motivo (https://bit.ly/3dCXqM9).
Desde que tengo uso de razón, los colombianos siempre hemos usado al Estado como chivo expiatorio de nuestros males. Muchos empresarios afirman que sus compañías no avanzan o, en el peor de lo casos, se acaban por culpa de los altos impuestos, falta de acompañamiento gubernamental y corrupción del mismo Estado. Es cierto, no tenemos un Estado modelo que cumpla cabalmente sus funciones, pero si todos los empresarios, que en su mayoría son otras Pymes, están afrontando las mismas dificultades frente al Estado, simplemente no se puede concluir que es una desventaja competitiva para alguien.
Confecámaras mediante un informe presentado en el 2017 reveló que las microempresas registran una tasa de supervivencia del 34,4 %, en tanto que las empresas que inician su actividad económica con un tamaño pequeño registran una tasa de 67,2 % y las medianas 69,1 %. Por su parte, entre 2013 y 2017 entraron al mercado 1.075.908 empresas y desaparecieron 1.011.613.
Las anteriores cifras siempre van orientadas a culpar al Estado de la alta mortandad de las empresas, pero la realidad es que en la mayoría de los casos, en base mi experiencia, dicha crisis se presenta por la falta de cultura empresarial y alta informalidad en las Pymes. Lastimosamente, las Pymes en su mayoría no son empresas, solo son vehículos creados para exprimir utilidades a costa de cualquier riesgo.
Desde que tengo uso de razón, los colombianos siempre hemos usado al Estado como chivo expiatorio de nuestros males. Muchos empresarios afirman que sus compañías no avanzan o, en el peor de lo casos, se acaban por culpa de los altos impuestos, falta de acompañamiento gubernamental y corrupción del mismo Estado. Es cierto, no tenemos un Estado modelo que cumpla cabalmente sus funciones, pero si todos los empresarios, que en su mayoría son otras Pymes, están afrontando las mismas dificultades frente al Estado, simplemente no se puede concluir que es una desventaja competitiva para alguien.
Confecámaras mediante un informe presentado en el 2017 reveló que las microempresas registran una tasa de supervivencia del 34,4 %, en tanto que las empresas que inician su actividad económica con un tamaño pequeño registran una tasa de 67,2 % y las medianas 69,1 %. Por su parte, entre 2013 y 2017 entraron al mercado 1.075.908 empresas y desaparecieron 1.011.613.
Las anteriores cifras siempre van orientadas a culpar al Estado de la alta mortandad de las empresas, pero la realidad es que en la mayoría de los casos, en base mi experiencia, dicha crisis se presenta por la falta de cultura empresarial y alta informalidad en las Pymes. Lastimosamente, las Pymes en su mayoría no son empresas, solo son vehículos creados para exprimir utilidades a costa de cualquier riesgo.
¿Es usted un empresario o un aspirante a empresario?
Primero que todo, para responder esta pregunta, libérese de todas las técnicas y conocimientos avanzados en finanzas, economía y alta gerencia que enseñan en los posgrados, ya que estos van dirigidos esencialmente a grandes empresas y no permiten comprender las realidades, necesidades y limitaciones de las Pymes en nuestro entorno.
Partamos de la base de que cualquier negocio empieza porque el emprendedor, así no tenga formación profesional, visualiza sin ningún análisis técnico que está obteniendo un margen de utilidad desempeñando cualquier actividad legal y, proyecta hacia el futuro, que su desarrollo es sostenible. Suena simple, ¿verdad?, pero es la realidad, por la sencilla razón de que alguien no arriesga su capital ni invierte su tiempo adquiriendo manzanas a $1 para venderlas al mismo valor esperando que, por arte de magia, algún día se incremente el margen de utilidad. Un emprendedor o inversionista arriesga su capital porque confía, así sea solamente en su intuición o experiencia, que es un negocio viable. Así empiezan la mayoría de las Pymes en Colombia, que por cierto son empresas familiares.
Superado el análisis anterior, es decir, partiendo de la presunción de que el negocio es rentable y competitivo, a continuación sigue la parte más critica de las Pymes: la gestión administrativa, legal y organizacional de la empresa. Y las falencias en estas áreas son las razones reales por las cuales las Pymes fracasan, porque el emprendedor durante el inicio, crecimiento y sostenibilidad del negocio solo se centra en la rentabilidad, pero progresivamente va perdiendo el control y la eficiencia sobre todos los aspectos de la organización que le permiten maximizar las utilidades. Muchas veces los riesgos más importantes no están en la actividad económica como tal, sino en el cómo se desarrolla esta. Un problema de rentabilidad, liquidez, marketing, canales de venta o compras detectado oportunamente siempre otorga un margen de maniobra para actuar, mientras hay riesgos de naturaleza administrativa, legal u organizacional que simplemente no tienen solución, o en caso de que la tengan suele ser muy costosa.
De acuerdo con lo anterior y según mi experiencia, voy a nombrar algunas de las grandes falencias que hacen que las Pymes tarde o temprano fracasen:
1. Emprender junto con la pareja sentimental porque tienen una gran relación: cuando una pareja dirige una empresa conjuntamente la estabilidad de la empresa siempre dependerá de la situación actual de la pareja, entonces, ¿adivine qué va a pasar con la empresa en futuros conflictos sentimentales graves o, peor aún, en una ruptura amorosa que no acabe en buenos términos, por ejemplo, por infidelidad? La misma situación sucede cuando se emprende con familiares; una cosa son los negocios y otra la familia.
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2. Concluir que la mejor manera de conseguir capital es vinculando un nuevo socio: quizás inicialmente sea cierto, sin embargo, el problema es que un socio permanece durante toda la vida en la empresa. Además, recuerde que la calidad de socio otorga derechos económicos y derechos de decisión sobre la dirección de la empresa, entonces, ¿qué va a hacer cuando descubra que su socio no era la persona indicada o que no está permitiendo avanzar la empresa según su visión como fundador?
Como solución para esto existen mecanismos jurídicos alternativos que permiten vincular a un socio temporalmente pagándole lo justo por su aporte de capital, lamentablemente en Colombia no hay mucha tradición al respecto. Otra opción es financiarse con créditos, que aunque es más costoso inicialmente, difícil porque apenas se está empezando y arriesgado, al menos no compromete la dirección de la empresa, derecho que en el futuro empieza a ser la facultad más valiosa de todas.
3. Emprender con varias personas utilizando meros acuerdos verbales de buena voluntad: emprender sin dejar clara la participación, decisión y responsabilidades de cada uno de los socios es el escenario perfecto para un futuro conflicto.
- ¡Pero no importa!, es mejor que lo hagamos así para que nos ahorremos costos de constitución de una sociedad ¡Y no se preocupe!, yo a usted lo conozco desde la infancia y sería incapaz de timarlo -
4. Constituir sociedades sin la asesoría legal, financiera y tributaria adecuada: es la mejor manera de desaprovechar todos los beneficios tributarios explícitos e implícitos que permiten el desarrollo de una actividad.
Muchos "asesores" simplemente descargan minutas genéricas de constitución de sociedades de Google, modifican los datos y así la presentan ante sus clientes.
- ¡Pero no importa!, ese asesor cobra barato y hace ese trabajo rápido -
5. Después de estar en marcha el negocio tomar decisiones con la emoción y la intuición, pero sin la razón: ¿va a constituir una empresa o una carpa de brujos adivinos? Una cosa es que su intuición o experiencia le indicaron que el negocio era viable inicialmente, y otra, es pensar que la empresa va a sobrevivir y crecer con sensaciones subjetivas. Las directrices se deben tomar de manera objetiva y técnica, para eso se exige información seria, clara, fiable y oportuna del área contable.
6. Estructurar los contratos sin la suficiente asesoría legal ni financiera: los contratos están diseñados esencialmente para establecer las reglas en las relaciones patrimoniales y dejar una prueba de lo pactado, además, son herramientas para blindarse de riesgos, optimizar los impuestos y evitar posibles conflictos jurídicos.
En los contratos mientras haya buena voluntad de cumplimiento entre las partes no importa lo que hayan pactado ni como lo redactaron, pero si alguna de las partes incumple, debe estar preparado, porque en ese momento le pesará no tener un contrato redactado al detalle para exigir sus derechos.
- ¡Pero no importa!, un asesor preparado cobra mucho, descarguemos el formato de Google o asignémosle esa función adicional al administrador o auxiliar contable que para eso le pago -
7. Subestimar el impacto de los impuestos: los impuestos, desde que se inicia la actividad económica hasta que finaliza, tienen un gran impacto en la operación, inversión o financiación. Puede tomar una posición activa frente a ellos buscando posibilidades legales o, simplemente sentarse a esperar cada año para quejarse de la alta suma que debe pagar.
8. Subestimar las consecuencias de conductas ilegales altamente gravosas: ¿a escuchado hablar de la DIAN y la UGPP? seguro que sí, ya que estos pueden convertirse en su pesadilla como empresario. Conductas como ocultar ingresos, inventarse deducciones inexistentes, comprar facturas falsas, no facturar, quedarse con el IVA o utilizar contratos de servicios con quienes se tiene realmente una relación de subordinación, son acciones que se realizan con fin de ahorrar gastos en impuestos, seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales, pero son actos castigados severamente por el Estado.
- ¡Mentiras! Nosotros en la empresa llevamos 10 años comprando facturas falsas y nunca nos ha pasado nada -
A partir de 2021, fecha de implementación plena de la factura electrónica en Colombia, ser evasor de impuestos aumentará exponencialmente el riesgo a ser sancionado, porque la información tributaria de sus principales operaciones ya no solo existe en su contabilidad sino en poder de las autoridades.
9. Falsificar documentos de certificaciones oficiales que exigen las autoridades de inspección o vigilancia:
- ¡Toca hacerlo así!, es que el proceso legal y formal de acreditación ante el Invima es muy costoso -
10. Comprar materia prima de dudosa procedencia para la producción:
- Es que sale más barato, así ahorro costos de producción. De lo contrario, este negocio no es viable -
11. Otorgar facultades plenipotenciarias a los asesores: el empresario debe tener claro que los asesores (sean contadores, abogados o financieros) orientan, aconsejan y miden el riesgo para que se tome la mejor decisión, ya que el riesgo con los actos lo está asumiendo realmente el empresario, por eso es quien debe tomar la última decisión.
El que quiera tomar decisiones junto con el empresario entonces que también arriesgue su capital.
12. Otorgar facultades plenipotenciarias al interior de la empresa sin ningún control: en la medida que las posibilidades lo permitan se debe distribuir el poder dentro de la empresa, ya que los cargos tienen funciones distintas precisamente para que unos controlen a otros. Por ejemplo, si la misma persona que firma los contratos es la que ordena a quién se compra, a quién y cuándo se paga, además elige quiénes deben preparar la información financiera, quién aprueba los informes y quién revisa los informes, no tiene ninguna restricción para realizar fraudes y manipular la información.
Es por esa sencilla razón que en las propiedades horizontales se presentan tantos fraudes, por la concentración de poder que tiene el administrador.
13. Retirar recursos de la sociedad en forma de anticipos de utilidades sin conocer los resultados del ejercicio, en razón a que no se tiene una frontera entre las finanzas de la empresa y las personales: son recursos que generalmente poco a poco desangran el patrimonio de la empresa ya que son beneficios de resultados que no obedecen al margen de utilidad real, y ese lento desmantelamiento del patrimonio, por ejemplo, en el momento de afrontar una crisis (como la del Covid-19), no ofrece un respaldo suficiente a la empresa para mantener su operación ni para ofrecerlo como garantía a los acreedores. La misma situación se presenta cuando la empresa le presta dinero a los socios, pero nunca se reponen los recursos ni se cobran intereses y, en consecuencia, la que está perdiendo y reduciendo su valor finalmente es la empresa.
14. Contratar como empleados a amigos o familiares que no tienen la formación ni experiencia necesaria: se necesita gente competente que genere valor en la organización, la empresa no es una beneficencia ni una caridad. Ese acto solo va a generar más sobrecostos, errores e ineficiencias. Los futuros sucesores de la empresa necesitan preparación y una adecuada transición para poder ocupar cargos directivos en la misma.
15. Perder la confianza que los bancos y proveedores depositan en la Pyme: tarde o temprano todas las empresas tienen problemas de liquidez, necesitan afrontar grandes riesgos (una demanda) o deben apalancar sus inversiones, y en ese momento es fundamental contar con el respaldo, por un buen nombre generado, de los bancos y proveedores para financiarse y poder continuar o mejorar la operación.
16. Subestimar el valor que un gerente le puede aportar a la organización: un gerente con experiencia y preparación suficiente en el medio puede poner la casa en orden, por la visión de negocios, pericia administrativa y experiencia para solucionar crisis reales. Si cree que no puede pagar uno que valga la pena, ofrézcale un salario medio y una participación sobre los resultados que maximice, así gana la empresa y gana el gerente.
17. No acudir a consultorías especializadas por pensar que son muy costosas y solo están al alcance de las grandes empresas: las consultorías y servicios que más valor generan se pueden medir por resultados reales (contabilidad de costos, planeación tributaria, litigios, entre otros), es decir, se pagan solas. Pacte con el asesor honorarios sobre resultados, así gana el consultor y gana la empresa.
Sin embargo, cuando tenga un problema inminente no hay que dudar en consultar un experto, bien o mal pueden ayudarle a salir del problema mejor librado de lo que el empresario por sus medios puede hacerlo.
18. No tener control de áreas que comúnmente se prestan para fraudes y desangran silenciosamente la empresa: tales como: la tesorería, área de compras, movimiento de inventario físico, devoluciones, precios de compra y los gastos por contratación de servicios intangibles.
En fin, si analizan bien cada una de estas grandes falencias requiere incurrir en un gasto o costo adicional para suplirla, controlarla, contrarrestarla o evitarla, pero reduce en gran medida los riesgos operacionales y legales de la Pyme, evitando comprometer su estabilidad.
Muchos manifestarán que este artículo no aplica a las Pymes, ya que no poseen un gran capital inicial o acceso a la financiación suficiente para tomar las medidas que eviten estas grandes falencias; pero eso no es cierto, la falta de “recursos suficientes” es un frecuente mito empresarial, lo que se requiere es utilizar estratégica y eficientemente el poco capital que se posea, priorizando aquellas acciones que generan alto valor para la empresa. Hay emprendedores que tienen 100 millones de pesos, pero simplemente despilfarran los recursos en tiempo record; mientras hay emprendedores que, partiendo de la base que es la misma actividad económica, tienen 25 millones y progresivamente se apalancan con un crecimiento sostenido. Además, ya manifesté cómo utilizando algunas técnicas de gestión de proyectos se pueden contratar favorablemente servicios especializados, complejos y aparentemente costosos.
Por una combinación de estas grandes falencias como resultado de la búsqueda de utilidades desmesuradas en el corto plazo, es que las Pymes empiezan a encubar grandes riesgos legales y/o ineficiencias administrativas que tarde o temprano explotan y que derivan en grandes y cuantiosas crisis frente a:
- Sanciones de autoridades Estatales (DIAN, UGPP, Superintendencias).
- Demandas de consumidores o proveedores.
- Demandas de empleados.
- Fraudes internos tardíamente descubiertos.
- Bloqueo interno de la sociedad por la puja del control de los socios.
- Sobrecostos inexplicables que generan pérdidas consecutivas y acumuladas en el ejercicio contable.
- Estado de iliquidez absoluta, donde no queda más alternativa que la disolución.
- Pérdida de competitividad de la empresa en el mercado.
- Imposibilidad de apalancarse financieramente en la banca comercial.
- Procesos penales de los directivos.
Todas estas situaciones pueden poner en riesgo la supervivencia de la empresa. Entonces, cuando llegue ese momento, no se puede culpar al Estado cuando la misma Pyme fue culpable de encubar su propia realidad.
En conclusión, ¿quién es en realidad un empresario?, es una persona capaz de desarrollar una actividad económica reduciendo su margen de utilidad hasta el punto necesario para administrar, evitar y controlar los riesgos, porque sabe que está cultivando una organización hacia el futuro y entiende que la sostenibilidad es la base fundamental de la rentabilidad.
Escrito por:
Luis Felipe Zuluaga Monares